1. Tänk på att många frågare aldrig använt Ledningskollen
På sommaren ökar andelen ovana användare. Samtidigt som det totala antalet skapade ärenden minskar så loggar många privatpersoner in i Ledningskollen för första gången. Tänk, som alltid, på ditt tilltal och hur du delar ut information när du hanterar ärenden som privatpersoner skapat. De har sannolikt inte använt Ledningskollen tidigare.
2. Justera svarstider efter er bemanning
De flesta människor är lediga någon gång under sommaren och de som arbetar för ledningsägare är inga undantag. Känner du att ni kommer att ha svårt att klara era ordinarie svarstider med sommarbemanningen så kan ni enkelt öka svarstiderna.
Gör så här: Logga in i Ledningskollen och gå till menyn uppe till höger. Välj Min organisation/Organisationens inställningar. Ändra svarstiderna och tryck “Spara”. Tänk på: Sätt rimliga svarstider – inte för långa. (Max svarstid för ledningsanvisning är 10 dagar.) Och glöm inte bort att ändra tillbaka efter semestern!
3. Använd fältet "Information till frågaren" för att berätta att det är semester.
Det går att skriva in en text som visas för den som skapat ärendet, exempelvis: "Nu är det sommar så det kan ta lite längre tid för oss att besvara ditt ärende".
Gör så här: Logga in i Ledningskollen och gå till menyn uppe till höger. Välj Geografiska områden/Svarsställen, välj det svarsställe du vill kommentera och skrolla ner till avsnittet "Information till frågaren (frivilligt)", fyll i lämplig text och tryck på “Spara”.
4. Ändra aviseringsintervall
Om man under sommaren inte kommer att hantera ärenden i den takt de kommer in kanske man vill undvika att få ett mejl så fort det kommer ett ärende. Använd funktionen ”Avisering av nya ärenden” för att ändra till daglig eller veckovis avisering. Notera att Ledningskollens påminnelsemejl inte påverkas av denna inställning.
Gör så här: Logga in i Ledningskollen och gå till menyn uppe till höger. Välj Geografiska områden/Svarsställen, välj det svarsställe du vill ändra aviseringsintervall för. Gå till "Avisering om nya ärenden" och ändra. Tryck på "Spara".
5. Bjud in sommarpersonalen
Om personer som vanligtvis inte svarar på ärenden ska sköta Ledningskollen under sommaren så måste er användaradministratör bjuda in dem till organisationen.
Gör så här: Logga in i Ledningskollen och gå till menyn uppe till höger. Välj Min organisation/Bjud in användare. Fyll i e-postadressen och välj vilken roll användaren ska ha. Tryck på "Skicka inbjudningar".
6. Lägg till nya mejladresser för avisering
Kanske är det sommarpersonal som ska svara på ärenden för ett visst svarsställe och då kan du behöva lägga till deras e-postadresser i svarsstället så att de får aviseringsmejl om nya ärenden. (Vår rekommendation är dock att ni använder funktionsbrevlådor.)
Gör så här: Logga in i Ledningskollen och gå till menyn uppe till höger. Välj Geografiska områden/Svarsställen, välj det svarsställe du vill lägga till en mejladress för. Gå till "Kontaktinformation" och "Lägg till e-post". Lägg till e-postadressen och tryck på "Spara".
7. Ledningskollens användarstöd har öppet som vanligt
Tveka inte att höra av er till Ledningskollens användarstöd om ni har frågor. Vi har öppet som vanligt, det vill säga 8-17 på helgfria vardagar. Ni når oss på support@ledningskollen.se.